形勢

　　對許多行業而言，文件流管理都是一項浩繁、複雜而又十分關鍵的任務，在金融服務業、政府、遠距離營銷和出版業中尤為如此。在當前的文件增長大潮中
，既有寄送給客戶的印刷文件和電子文件（賬單
、營銷宣傳冊），也有客戶寄來的文件（保險索賠、個人信息變更）
，同時還有針對員工的內部文件。

　　大多數機構的文件處理工作分散在管理對外文件服務的不同部門中，這些部門可能分別負責設計、撰寫和製作文件並進行實物和電子分發。這些部門同時也負責管理外來文件，即接收、分揀和存放外來的文件。一家典型的全球金融機構在印刷和文件服務方麵的開支
，可能會占到收入的0.5%，這是一筆不小的開銷。

　　最(zui)近(jin)，為(wei)了(le)厲(li)行(xing)節(jie)約(yue)以(yi)增(zeng)加(jia)發(fa)展(zhan)資(zi)金(jin)，一(yi)家(jia)大(da)型(xing)保(bao)險(xian)公(gong)司(si)決(jue)定(ding)在(zai)文(wen)件(jian)管(guan)理(li)方(fang)麵(mian)進(jin)行(xing)改(gai)良(liang)。該(gai)公(gong)司(si)在(zai)文(wen)件(jian)管(guan)理(li)方(fang)麵(mian)開(kai)支(zhi)巨(ju)大(da)
，浪(lang)費(fei)現(xian)象(xiang)隨(sui)處(chu)可(ke)見(jian)。在(zai)某(mou)些(xie)地(di)區(qu)，隻(zhi)有(you)不(bu)足(zu)1/3 的de營ying銷xiao宣xuan傳chuan冊ce送song到dao了le指zhi定ding客ke戶hu的de手shou中zhong
，其qi餘yu的de則ze在zai公gong司si塵chen封feng多duo年nian。支zhi離li破po碎sui的de宣xuan傳chuan方fang式shi嚴yan重zhong損sun害hai了le公gong司si的de品pin牌pai形xing象xiang，例li如ru，印yin製zhi的de徽hui標biao大da小xiao和he顏yan色se都dou不bu一yi致zhi。

　　公司高層認為，采取統一的文件管理策略可顯著削減成本並提高運營績效。分析顯示
，文件管理成本在三年內可下降1.5億歐元（2.15億美元）
，相當於當前總成本的1/3 。該分析還揭示了新策略可能給品牌和形象帶來的巨大改善。

　　難題

　　這家公司在著手對文件管理係統進行合理調整和改進之前，遇到了一個重大障礙：文件服務部門分散在30多duo個ge國guo家jia，而er且qie每mei個ge部bu門men都dou采cai用yong了le不bu同tong的de運yun營ying模mo式shi。同tong時shi，當dang地di的de一yi些xie高gao管guan擔dan心xin印yin刷shua和he文wen件jian服fu務wu集ji中zhong化hua會hui降jiang低di當dang地di營ying銷xiao活huo動dong的de靈ling活huo性xing和he質zhi量liang，因yin此ci不bu願yuan意yi交jiao出chu對dui直zhi接jie接jie觸chu重zhong要yao客ke戶hu的de職zhi能neng部bu門men的de控kong製zhi權quan。

　　解決方案

　　為(wei)改(gai)革(ge)文(wen)件(jian)管(guan)理(li)係(xi)統(tong)，這(zhe)家(jia)公(gong)司(si)設(she)立(li)了(le)文(wen)件(jian)谘(zi)詢(xun)職(zhi)能(neng)部(bu)門(men)，統(tong)管(guan)各(ge)種(zhong)文(wen)件(jian)處(chu)理(li)任(ren)務(wu)。該(gai)部(bu)門(men)對(dui)所(suo)有(you)文(wen)件(jian)處(chu)理(li)流(liu)程(cheng)均(jun)承(cheng)擔(dan)端(duan)到(dao)端(duan)的(de)責(ze)任(ren)，這(zhe)些(xie)流(liu)程(cheng)包(bao)括(kuo)印(yin)刷(shua)、撰寫
、歸檔、供應商管理以及傳統分發和電子分發。該部門的宗旨是通過以下多種方式在整個運營鏈中創造價值：更有效地管理文件需求，確保設計遵循成本原則
，實現流程標準化，倡導電子分發方式，並設計更具個性的宣傳材料。

　　根據這一指令

，文件谘詢部門針對不同國家設立了工作組，這些工作組一般由5人組成，分別具備以下幾個領域的專業知識：藝術素養、貫徹公司新規則的能力、懂得 IT 流liu程cheng和he工gong具ju所suo需xu的de技ji術shu性xing技ji能neng，以yi及ji基ji本ben的de管guan理li和he領ling導dao技ji能neng。盡jin管guan這zhe些xie工gong作zuo組zu隸li屬shu於yu地di方fang首shou席xi運yun營ying官guan

，但dan激ji勵li機ji製zhi和he目mu標biao卻que由you公gong司si總zong部bu製zhi定ding，比bi如ru紙zhi張zhang消xiao耗hao目mu標biao或huo對dui電dian子zi文wen件jian的de預yu期qi使shi用yong。每mei個ge工gong作zuo組zu的de領ling導dao者zhe還hai在zai集ji團tuan的de治zhi理li機ji構gou任ren職zhi，並bing負fu責ze分fen享xiang知zhi情qing權quan和he鼓gu勵li最zui佳jia的de實shi施shi行xing動dong。公gong司si指zhi示shi對dui印yin製zhi客ke戶hu宣xuan傳chuan材cai料liao的de紙zhi張zhang設she立li重zhong量liang和he格ge式shi標biao準zhun，僅jin這zhe一yi項xiang舉ju措cuo，一yi個ge國guo家jia運yun營ying機ji構gou的de文wen件jian製zhi作zuo成cheng本ben就jiu降jiang低di了le10%。

　　工gong作zuo組zu隸li屬shu於yu地di方fang高gao管guan的de組zu織zhi結jie構gou
，有you助zhu於yu減jian輕qing地di方fang高gao管guan們men在zai讓rang出chu過guo多duo文wen件jian管guan理li控kong製zhi權quan方fang麵mian的de顧gu慮lv。而er在zai更geng高gao層ceng次ci進jin行xing協xie調tiao和he製zhi定ding目mu標biao的de做zuo法fa，又you有you利li於yu公gong司si采cai取qu標biao準zhun化hua舉ju措cuo
，並bing在zai更geng大da範fan圍wei內nei實shi現xian節jie約yue。

　　最後
，文件谘詢部門使公司成功實現了三年內節約1.5yiouyuandechengbenxuejianmubiao。ciwai，youyugaigongsizhuyaoyikaoguanlihezuzhishangdejucuo
，yincixindemoshizhixutouruxiangduijiaoshaodezijin
，sannianneidetouziejinyue1,500萬歐元。

　　啟示

　　對於各個行業的許多機構而言，統一的文件服務策略都可以節約巨大的成本（見圖表）。在zai目mu前qian嚴yan峻jun的de經jing濟ji形xing勢shi下xia
，這zhe一yi策ce略lve很hen適shi合he那na些xie希xi望wang顯xian著zhu降jiang低di成cheng本ben，但dan又you難nan以yi進jin一yi步bu縮suo減jian投tou資zi的de企qi業ye。除chu了le切qie實shi的de成cheng本ben節jie約yue外wai

，這zhe種zhong結jie構gou還hai會hui產chan生sheng其qi他ta價jia值zhi。比bi如ru
，當dang公gong司si對dui營ying銷xiao材cai料liao中zhong的de可ke視shi標biao識shi和he語yu言yan進jin行xing標biao準zhun化hua以yi後hou，品pin牌pai變bian得de更geng有you感gan染ran力li。在zai美mei國guo，金jin融rong服fu務wu業ye的de客ke戶hu宣xuan傳chuan材cai料liao受shou到dao高gao度du監jian管guan，因yin此ci更geng出chu色se的de文wen件jian管guan理li模mo式shi還hai可ke以yi降jiang低di違wei規gui風feng險xian。

　　qiyejiezhuwenjianfuwulaishejigexinghuadexuanchuancailiao
，haikeyigaishankehutiyan。yijiagongsitingqulezixunbumendejianyi，jiangyingxiaoxuanchuancailiaofujiadaokehujiaoyiwenjianzhong。tongguojianshaozhizhangxiaohaobingzengjiadianzixuanchuan，gaigongsibujinshixianleduikehudechengnuo，haishizijideyunyingbiandegengjia“環保”。

　　作者簡介：

　　Ferruccio Lagutaine 是麥肯錫蘇黎世分公司董事
，Stefano Martinotti 是該分公司谘詢顧問。

　　本文譯自： “Document management: A hidden source of value”